電子給与明細のお役立ち情報がいっぱい！
このサイトでは、電子給与明細を導入する際に必要な手続きについてご紹介しています。
給与明細を電子化することには利便性の向上やコストの削減、業務効率のアップなどメリットが多くありますが、従業員の同意を得る必要があるなど注意すべきことも多くあります。
紙で給与明細を発行していた時に比べて不便になったり危険になった、ということがないよう、給与明細に関する新しいシステムを導入する前に関連する法律や注意するべき点について確認する必要があります。
電子給与明細を導入するには従業員の同意が必要
オンラインで給与明細を発行し、いつでもどこでも確認できるようにする電子給与明細。
人件費や印刷代を削減したり、情報を管理しやすくなったりと、メリットも多いですが、注意するべき点もいくつか存在します。
その最たるものが、電子給与明細を導入する際には必ず従業員の同意がなければならないことです。
会社は、従業員による紙での給与明細の発行の求めに必ず応じなければならないことが所得税法によって定められています。
すべての従業員からの同意が得られない場合は、社内で発行する給与明細を全て電子化することはできません。
経営陣の考えだけでなく、従業員の協力なしでは給与明細の電子化は実現しないことに留意する必要があります。
電子給与明細導入の際には雇用者の同意が必要！導入のルールとは？
近年、電子給与明細を用いる会社が増えてきています。
いつでも給与明細を確認できる、給与担当者の業務の効率化を図ることができる、ペーパーレス化によってコスト削減につながるなど、メリットも多いシステムですが、導入するときには様々なルールがあります。
導入を検討している会社の方は、その前に必要な手続きについて確認しておくべきでしょう。
まず、給与明細を電子化する際には、すべての従業員からの同意書を取得する必要があります。
法律上、会社は従業員による紙の給与明細の発行の求めに必ず応じなければなりません。
従業員の同意を得ずに電子給与明細を導入することは、法律に違反することになるだけでなく、従業員と経営者間にトラブルが生じる基にもなります。
必ず従業員に電子給与明細についての説明をする必要があります。
また、電子給与明細システムの運用前には、社内セキュリティの見直しと強化が必要です。
オンラインで給与に関する情報を管理するという特性上、ハッキングや従業員宛てのメールの誤送信など、情報漏洩のリスクがつきものです。
大切な個人情報を守り、トラブルを未然に防ぐためにも、セキュリティを強化することは必須であるといえるでしょう。